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Conformité de la facturation électronique2018-09-09T13:17:41+00:00

Conformité de la facturation électronique

Respecter les obligations légales en matière de facturation électronique : un enjeu clé

La conformité aux prescriptions juridiques réglementant la facturation électronique constitue une obligation qui détermine la capacité des entreprises à administrer correctement la TVA et les autres taxes. L’enjeu consiste à éviter les sanctions et pénalités, mais aussi à gérer correctement les déductions de TVA. Or ce n’est pas si simple, étant donné la diversité des normes, infrastructures et règlementations nationales. La conformité aux dispositions légales, très différentes d’un pays à l’autre, représente un défi pour la plupart des entreprises, notamment pour les entreprises multinationales.

S’ajuster aux obligations légales en amont

Une entreprise doit souvent remplir certaines obligations juridiques avant d’engager un projet de facturation électronique. L’entreprise doit avertir l’administration fiscale de sa décision de remplacer les factures papier par les factures électroniques. Dans certains cas, l’entreprise doit recevoir un agrément préalable de l’administration fiscale. Dans certaines législations, le prestataire de services employé par une entreprise pour procéder à la mise en place de la facturation électronique doit informer l’administration fiscale au nom de son client.

Dans la plupart des législations, le prestataire a l’obligation de recevoir le consentement préalable du destinataire pour remplacer les factures papier par des factures numériques.

Avant d’engager un tel projet, il faut examiner si une facture électronique constitue un document recevable ou irrecevable pour l’administration fiscale.

Les critères déterminants de la facturation électronique

Lors du passage à la facturation électronique, l’entreprise doit observer les dispositions légales relatives au format technique et à la syntaxe requise, ainsi que les critères déterminant l’intégrité et l’authenticité des documents. Dans certains pays, il n’y a qu’une seule manière de remplir les obligations légales, tandis que dans d’autres pays, les options à la disposition des entreprises sont plus variées. Parfois, il peut y avoir des disparités au sein de la même juridiction.

Le contenu de la facture constitue un élément important. La législation précise les éléments qui doivent obligatoirement figurer sur une facture, notamment les lois fiscales applicables. La facture doit également spécifier les critères obligatoires liés au secteur industriel ou au client.

Certains pays exigent que le destinataire d’une facture adresse un accusé de réception (ou un document attestant la bonne réception) à l’émetteur ou au prestataire ayant envoyé la facture. Ce document doit en outre préciser que le contenu de la facture est correct, ou à l’inverse que la facture ne pourra pas être traitée en l’état.

Les obligations liées à l’archivage

Il est également fondamental d’observer les obligations liées à l’archivage. Les questions à se poser avant d’engager un projet de mise en place de la facturation électronique sont les suivantes : Comment les factures électroniques doivent-elles être archivées ? Quels documents doivent être stockés et pendant combien de temps ? Y-a-t-il des dispositions liées à la vérification des documents ? Certains pays obligent les entreprises à archiver leurs documents électroniques sur le territoire national, tandis que d’autres autorisent un archivage à l’étranger à condition d’avoir obtenu un agrément de l’administration fiscale nationale ou de l’en avoir informé.

Nous simplifions la vie de nos clients

Notre but est de simplifier la vie de nos clients en gérant à leur place tous les aspects liés à l’observation des obligations légales relatives à la facturation électronique. Nos clients peuvent ainsi se concentrer exclusivement sur leur cœur de métier.

Nous conseillons nos clients sur les meilleures pratiques à mettre en œuvre, en fonction de la spécificité de leur secteur. Les services que nous offrons sont présentés sur support écrit, ou à travers un dialogue continu. Nous prenons soin de nous assurer que la solution proposée satisfait bien les besoins du client.

Des partenariats pour assurer des services de qualité

Pagero a conclu des partenariats avec des experts externes pour garantir un service de qualité supérieure.

Le cabinet d’audit et de conseil Deloitte adresse à Pagero des rapports réguliers sur les évolutions juridiques de chaque pays dans le domaine de la facturation électronique. Deloitte nous aide à interpréter ces évolutions et propose des recommandations sur les bonnes pratiques à adopter afin que nous soyons toujours en mesure de proposer des services de qualité à nos clients.

Pagero a également conclu un partenariat avec TrustWeaver, un cabinet d’expertise juridique et technique, pour assurer l’intégrité et l’authenticité des factures électroniques de ses clients – ou de tout autre document légal essentiel. Nous avons déployé les services basés sur le cloud de TrustWeaver, ce qui nous permet de délivrer des attestations, d’appliquer des formats de signature électronique et de valider les signatures électroniques dans plus de 50 pays.

Nous sommes désormais présents dans 23 pays de la zone Europe, Moyen-Orient et Afrique. Dans quelques mois nous travaillerons dans 5 nouveaux pays. Avec l’aide de Pagero, nous avons pu remplir toutes les obligations fiscales et juridiques de chacun de ces pays.

Thomas Bonwetsch, Thomas Bonwetsch, Responsable de Programme, Programme Facturation électronique dans la zone Europe, Moyen-Orient et Afrique chez HPE.
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