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Tretti est une entreprise de commerce électronique proposant la vente en ligne d’appareils électroménagers depuis 13 ans. La société est principalement présente sur le marché suédois, mais elle a également élargi son périmètre au marché des pays nordiques. Les fournisseurs de Tretti, localisés dans de nombreux pays, vendent leurs produits directement sur son site. Depuis 2016, la société Tretti a recours aux services de Pagero, et a procédé à une rationalisation de ses flux de factures entrants. L’appui de Pagero a également permis d’inciter nombre de ses fournisseurs à engager une dématérialisation de leurs factures.

La facturation électronique pour davantage d’efficacité

« Nous avons mis en place un groupe d’acheteurs chargé d’initier des partenariats avec de nouveaux fournisseurs, tout en traitant les contrats avec les fournisseurs actuels », explique Björn Fant, responsable du développement de Tretti/Whiteaway. « Par ailleurs, notre Direction financière s’assure de la bonne correspondance entre les achats réalisés et les factures. Nous recevons une grande quantité de factures provenant de sociétés très différentes les unes des autres, tant par la taille que par la localisation dans divers pays. »

« Avant notre coopération avec Pagero, nous utilisions une solution de traitement des factures qui exigeait de procéder à de nombreuses opérations manuelles. La solution numérisait la facture et jusqu’à un certain point, mettait les factures entrantes au format PDF, mais on devait effectuer de nombreuses tâches manuellement. Nous sentions bien que le processus pouvait être bien plus efficace, notamment parce que de nombreuses erreurs se produisaient lors de la numérisation des factures en raison d’une interprétation erronée des nombres. Nous sentions que nous devions passer à une solution EDI. Notre prestataire de service de numérisation nous a proposé une solution, mais l’EDI ne constituait pas son domaine de spécialité et cela n’a pas bien marché. Nous avons alors cherché des alternatives, et avons rencontré Pagero à ce moment-là. »

« Pagero s’occupait de tout – de l’envoi de lettres à nos fournisseurs à la maintenance technique de la solution. »

Mise en oeuvre avec activation fournisseur

Tretti a décidé d’adopter la solution de facturation électronique de Pagero après avoir participé à l’un de leurs séminaires. « Pendant la phase de mise en œuvre de la solution, nous avons également mené à bien un projet d’activation avec Pagero, dont le but visait à inciter le plus grand nombre de nos fournisseurs à adopter la facturation électronique. Pagero s’est pratiquement occupé de tout – de l’envoi des lettres aux fournisseurs à la maintenance technique. Cela a parfaitement bien fonctionné. Nous avons reçu des rapports de suivi à intervalles réguliers, détaillant la liste des fournisseurs qui avaient adhéré et commencé à mettre en œuvre le projet mais n’avaient pas encore terminé le processus. C’était vraiment appréciable de disposer d’un aperçu du projet. »

« La réaction de nos fournisseurs a été sensiblement divergente. Nombre d’entre eux ont décidé de participer au projet et n’ont rencontré aucune difficulté avec Pagero. Mais certains nous ont interpellés en demandant pourquoi ils avaient été contactés par Pagero et non par Tretti. Cependant, après que nous leur ayons expliqué la situation, il n’y a plus eu de problèmes. J’ignore combien de fournisseurs ont réellement adopté la facturation électronique à la fin, mais sur 70 fournisseurs, la moitié d’entre eux avaient répondu favorablement au projet – ce qui constitue un résultat très honorable. »

La connexion avec les fournisseurs étrangers

« Nombre de nos fournisseurs étrangers disposent de bureaux en Scandinavie, auxquels nous nous adressons habituellement pour procéder à l’achat de nos produits. La réception des factures des fournisseurs étrangers est donc un processus exempt de complications. De plus, la majorité d’entre eux utilise l’un des formats EDI disponibles les plus communs. Il est ensuite converti en un format unique avant de nous être adressé. Ainsi, il n’existe pas vraiment de différences de traitement entre les fournisseurs suédois et les fournisseurs des autres pays scandinaves – ce qui est vraiment pratique. »

« Le plus grand avantage du service de Pagero est que son système, Pagero Online, nous permet de recevoir les factures en différents formats, lesquels sont ensuite convertis au format compatible avec notre système comptable. »

Le changement des systèmes comptables

« L’année dernière, nous avons été rachetés par un groupe qui gère toute la comptabilité des filiales au même endroit. Nous avons dû transférer notre flux de facturation de notre système vers le système du groupe. Le transfert de flux s’est déroulé en douceur grâce à l’assistance de Pagero ».

Les avantages d’une collaboration avec Pagero

« Le plus grand avantage du service de Pagero est que son système, Pagero Online, nous permet de recevoir les factures en différents formats, lesquels sont ensuite convertis au format compatible avec notre système comptable. Ne pas avoir à nous préoccuper des divers formats EDI nous a fait gagner un temps considérable. Nous avons également économisé un temps précieux depuis l’abandon des tâches manuelles telles que la numérisation des factures. Le flux est déjà bien plus automatisé que par le passé et il le deviendra encore davantage avec le nouveau système comptable, lequel comporte plusieurs règles de traitement des fichiers EDI. Le process précédent était assez rigide, de nombreuses étapes devaient faire l’objet d’une approbation manuelle. Désormais, tout est harmonisé automatiquement, et le traitement des factures est effectué à toute vitesse. »

« Notre relation avec les différents départements de Pagero, notamment avec celui du chef de projet, a été excellente pendant toute la durée du projet d’activation fournisseurs. Notre projet a été mené avec un grand professionnalisme. C’est simple de travailler avec Pagero ! La mise en œuvre du projet s’est déroulée en douceur, aucun ajustement manuel n’a été nécessaire, mon niveau d’intervention a été très faible, et le projet a été un succès complet. Je recommande Pagero. », conclut Björn Fant.

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À propos de Tretti

Tretti vend des biens et appareils électroménagers, principalement sur Internet. Depuis la mise en vente des produits en ligne, Tretti propose des tarifs plus bas que dans les points de vente physiques. Grâce à un réseau de distributeurs bien établi, Tretti propose une gamme d’environ 9000 produits de marques connues, qui peuvent être livrés dans le monde entier.

2017-09-08T11:25:50+00:00 4 May 2017|Non classé|